תגית: בניית מצגת

רוצים להיות סופר פרפורמרים? במצגת הבאה שלכם תקצו זמן לקהל לשאול שאלות

כן, אני יודעת, זה מלחיץ, אבל הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להתכונן לחלק ה"חופשי" יותר של המצגת..

כדי ליצור מעורבות גבוהה של הקהל ולהטמיע את המסרים שלכם, חשוב להקדיש חלק מסוים מהפרזנטציה לשאילת שאלות וקבלת תשובות. יש כאלה, שכדי שלא להתמודד עם אלמנט ה"לא נודע", פשוט דוחפים עוד שקף למצגת שמסכם כמה שאלות נפוצות ותשובות. אני ממש נגד הכנת שקף כזה, מכיוון שהוא די משעמם ולא ממש מעורר את הקהל לחשיבה אינטראקטיבית. מצגת טובה היא כזו, שמאפשרת דיאלוג דו כיווני ועוזרת לקהל להתחבר עם המסר. נכון, זה מלחיץ, אבל אפשר להתכונן מראש, כדי שלא "ליפול" לבורות, וכדי שניתן יהיה למנף את אמינות המסרים.

מוכנים? הנה כמה טיפים:

מגדירים מטרות אם עומדת לנגד עינכם כל הזמן המטרה שלשמה אתם מציגים, קל יותר לענות על תשובות, מפתיעות ככל שתהיינה. ולכן כל תשובה שאתם עומדים לספק, צריכה לקדם אתכם אל עבר מטרה זו.

מתכוננים היטב ומכינים שאלות מראש אף פעם לא מזיק להיות מוכנים "מדי". כדי להבטיח שלא "להירדם בשמירה" כדאי לחשוב על שאלות שהקהל עשוי לשאול והתכוננו היטב. אני הייתי עושה סשן שאלות/תשובות עם קהל כלשהו או קולגות מהעבודה (או אפילו משפחה) לפני שעולה על הבמה, הפידבק שקיבלתי תמיד עזר לי לשפר את יכולות הנאום שלי.

שותקים במקומות הנכונים שתיקה הינה כלי עוצמתי וזה ממש מעולה להשתהות כמה שניות לפני שעונים על שאלה. מענה מהיר מדי יכול ליצור תחושה של הגנתיות. אני מציעה לכם לספור לפחות 3 שניות בכל פעם לפני שאתם עונים על שאלה.

חשוב שתוודאו מול הקהל שתשובתכם ענתה על הצורך ממש חשוב לפתח הרגל שבודק את עצמכם מול הקהל, האם הם מרוצים מהתשובה, זה נותן לקהל תחושה שנתנו מענה לצרכיו.

תתכוננו עם מענה גם לשאלות פחות אוהדות לפעמים אנחנו נאלצים לעמוד מול קהל מתחכם, או כאלה שרוצים להישמע יותר חכמים מאיתנו ולגנוב את הפוקוס. חשוב לשים את הרגשות בצד, וגם לאותם אלה שמנסים לערער לנו את הביטחון, יש לענות באופן מקצועי. כאן אין צורך לוודא אם עניתם על השאלה..

 

ולסיום – צרו סיום חשוב לסכם בכמה משפטים את מה שהיה ולא לשכוח להודות לקהל על הזמן ותשומת הלב.

ולסיכום מתן במה לשאלות ותשובות משפרת משמעותית את חווית הלמידה של הקהל. חשוב להשקיע את אותו המאמץ והמסירות לתכנון וביצוע של מערך זה, ואין ספק שזה יהפוך את החוויה להרבה יותר שלמה, ולמסר להיטמע ולהיזכר באופן הרבה יותר אפקטיבי.

 

מקווה שעזרתי, ושתקחו משהו שיעזור לכם במצגת הבאה שלכם.

שירלי

 

 

לבחור נכון גם בעבודה על מצגת – איך בוחרים פונט מתאים? חלק 3/3

אחת הבאסות הגדולות בפאוור פוינט היא הפונטים: אין, פשוט אין מבחר של פונטים יפים, כאלה שישדרו מקצועיות וניקיון ויופיעו אצל כווולם על המחשב.
אם המצגת שלי באנגלית, אז המצב עוד סביר, אבל אם המצגת שלי בעברית…. אני צריכה לקחת סיכון כשאני נפרדת מ- Arial, למשל.
יכול להיות שמצאתי פונט מקסים אבל יתכן שאם אשלח את המצגת שלי למישהו, ולא אין את הפונט הספציפי הזה, אכלתי אותה. הוא יראה אותו כ- Arial ויש סיכוי גדול שהטקסטים שלי יקפצו שורות איפה שלא צריך.

אבל לפני שאנחנו ממשיכים לקטר, בואו נעשה קצת סדר בכל מה שקשור לבחירת הפונט המתאים:

פונטים עם סריפים (צ'ופצ'יקים) בדר"כ לא יכנסו למצגות שלנו, אלא, אם מדובר בציטוט, למשל.
אז נוכל אפילו להשתמש בדוד:

פונט עם קוים ישרים משדר מקצועיות, דיוק בפרטים, ולכן מתאים למצגות יותר עסקיות:

פונט עגלגל משדר יותר קלילות, ומשום כך יתאים למצגות יותר קלילות ואולי גם יותר צבעוניות:

אז מה האפשרויות שלנו:

Arial
אם אתם משתמשים בפונט הזה, לא לקחתם שום סיכון. הוא הכי סטנדרטי שיש מבחינת מראה, וגם הכי בטוח שיש: לכולם יש אותו על המחשב כי הוא חלק מה-Office
אני באופן איש ממש לא סובלת אותו…. הוא מכוער בעיני.

Calibri
פונט יותר עגלגל. אני משתמשת בו הרבה כי גם הוא בחירה בטוחה (חלק מה-Office ולכן קיים אצל כולם) והוא יותר יפה מ-Arial.

Segoe
זה פונט חדש יחסית, מופיע בתוכנות האופיס החל מגרסת 2013. מדובר בפונט מאד יפה עם משקלים בעברית ובאנגלית, ויש לו הרבה משקלים 🙂
אני מאד ממליצה עליו, אבל גם כאן… אם שלחתם את המצגת שלכם למישהו, יש סיכוי שהוא דווקא משתמש בגרסת 2010, מה שאומר שאין לו את הפונט והוא יראה Arial במקומו.

 

אם אתם בכל זאת רוצים להשתמש בפונט מיוחד שברור לכם שאין אותו לכולם, אבל אתם פשוט לא יכולים לוותר עליו… ישנה אפשרות להטמיע את הפונט במצגת.
בצורה כזו, גם אם אין לי אותו על המחשב, אצליח לעבוד איתו..
השיטה הזו לא תמיד עובדת. מספיק שגרסת האופיס שלי שונה משלכם, יש כבר סיכוי גבוה שלא אראה את הפונטים כמו שצריך.

אז הבחירה לא ממש מגוונת, אבל עכשיו החוקים ברורים:

רוצים ללכת על בטוח ושום פרמטר אחר לא חשוב? Arial/Calibri

חשוב לכם לשדר מסר מדויק ומקצועי יותר? לכו על Segoe אבל קחו בחשבון את הסיכון.

מקווה שעזרתי! שירלי

לבחור נכון גם בעבודה על מצגת – איך בוחרים צבע מתמונה? חלק 2/3

 

האמת, שהכותרת צריכה להיות "איך דוגמים צבע מתמונה" אבל "בוחרים" יותר מסתדר עם הקונספט של הסדרה הזו 🙂

הרבה פעמים אנחנו משתמשים בתמונות להעברת המסר שלנו, ומעוניינים לייצר עקביות בצבעוניות של התמונה עם זו של המצגת כולה.
למשל, השתמשנו בתמונה של מטפס הרים להעביר מסר של אתגר (די נדוש… אבל רק בשביל הדוגמה) ורצינו להוסיף בצד ריבוע של מלל בצבע של המכנסיים של המטפס.
איך עושים את זה?

האמת, זה סופר פשוט. החל מגרסת 2013 קיימת בפאוור פוינט הטפטפת או בשמה הלועזי Eyedropper וזה בדיוק התפקיד שלה: לדגום, סליחה… לבחור, צבע מתוך תמונה ולצבוע בו צורה גרפית.
זה התפקיד היחיד שלה בחיים. זו כל היעוד שלה, בשביל זה היא חיה, אתם תופסים????!!!

הטפטפת נמצאת תחת כל אפשרויות המילוי:

בואו נראה דוגמה, זה תמיד הכי ברור ככה:

נניח שבתמונה הנוכחית אני רוצה ליצור כמה ריבועים ועליהם לכתוב מלל:


חשוב לי שהריבועים יהיו מצבעי הדמויות שבתמונה. אם צבע מסוים לא יהיה זהה, אלא, דומה, זה "לא יבוא טוב בעין" לקהל שלנו, ויסיט את תשומת הלב שלו מהנושא המדובר, אפילו אם זה רק לכמה שניות, ואת זה אנחנו רוצים למנוע. מעבר לזה, זה פשוט פחות יפה. הכל נראה טוב יותר כאשר ישנה עקביות מכל הבחינות.

אז מה עושים?

  1. מציירים את הריבוע (עם Shift מזכירה לכם… כדי שיהיה באמת ריבוע ולא סתם סוג של מרובע)
  2. מוחקים את קו המתאר (הוא נוצר אוטומטית והוא סתם מפריע)
  3. הריבוע נצבע בצבע מסוים, ומכיון שאני רוצה להחליפו לצבע של עוגיפלצת (זו הדמות היחידה שאני זוכרת פרט לאריק ובנץ), למשל, אני לא משחררת את הבחירה, אלא, הולכת לטאב "צבע מילוי", בוחרת בטפטפת ודוגמת באמצעותה את הצבע של עוגיפלצת מהתמונה.
  4. וזהו! הריבוע נצבע בצבע שרציתי!

שימו לב, הצבע הכחול משתנה בכל נקודה בה אני עוברת על עוגיפלצת כי הפרווה שלו מגוונת. אני בוחרת מתוך הגוונים את זה המועדף עלי.

זהו! בזה הסתיים הפוסט החשוב והמעשי הזה. הפוסט הבא הוא בנושא פונטים…

מה מאחלים היום? בחירות שמחות וכשרות?

נעים להכיר הצוות של Present Station


חדש! חם מהתחנה – כל מה שקורה אצלנו

בזמן האחרון קורים אצלנו בתחנה הרבה דברים מרגשים, למשל הצטרפה לאחרונה עובדת חדשה, וחשבתי לעצמי שיהיה נכון לשתף אותך. אבל אז נזכרתי שלא כולם מכירים את הצוות הוותיק, והגיע הזמן שנציג את האנשים שיושבים מאחורי המסכים והמיילים שלנו.

מעט עליי, שירלי ארמלנד חן, בעלים ומנחה 
אני מעצבת גרפית ובעלת סטודיו לעיצוב גרפי, מזה 20 שנה, אשר ייחודיותו נובעת מהתמחותנו בעיצוב והכנת מצגות פאוור פוינט ובהעברת סדנאות להכנת מצגות מעולות.
אני מעבירה סדנאות מזה כעשור לארגונים גדולים ומייעצת למנכ"לים ואנשי מפתח בחברות המעוניינים להציג מסרים באופן בהיר למול גופים בינלאומיים ולצורך קידום שיתופי פעולה מסחריים. מדי פעם אני מנחה יזמים איך לבנות את הסיפור שלהם כשהם מציגים מול משקיעים ובעלי עניין.
אני מרצה במכללת "שנקר הנדסאים" ובארבע השנים האחרונות מריצה גם בלוג בנושא מצגות בו ניתן למצוא מאמרים ותכנים שימושיים לכל מי שעוסק בהכנת והעברת מצגות.
יש לי שלושה ילדים ובשעות הפנאי אני…  אוהבת בעיקר לעבוד..

טלי שוורץ, מעצבת גראפית ואחראית קשרי לקוחות 
טלי שלנו היא מעצבת גראפית מוכשרת בעלת ניסיון של כ-20 שנה, עובדת בPresent Station כעשור במהלכו מספקת שירותי עיצוב גראפיים ויוצרת שפה גראפית לשימוש לקוחות רבים מתחום ההייטק והרפואה עם אוריינטציה בינלאומית. דוברת אנגלית מבטן אימה ושחקנית כדורשת מעולה. בשעות הפנאי אמא לשניים מתבגרים וכלב.

הילה יניב, מנהלת שיווק ואדמינסטרציה 
להילה יש ניסיון שיווקי בעולמות תוכן רבים, מתמחה בכתיבה שיווקית, הצטרפה לPresent Station כדי להטמיע את כל הרעיונות ששכבו אצלי במגירה ולא היה מי שיוציא אותם לאור כי הייתי עסוקה מדי. בשעות הפנאי היא אמא לשני בנים ומתרגלת יוגה באדיקות מעל עשור.

צ'בי חן , מנכ"ל משותף 
הצעיר שבחבורת Present Station, מביא איתו הרבה שמחת חיים ומשובת נעורים. בשעות הפנאי אוהב לשחק עם בנות הצוות ב"תפוס את הכדור" וכשמתעייף אוהב לישון ולנחור בקולי קולות

 

כאלה אנחנו, צוות מגוון ומגובש, כעת חייבים לחזור לעבודה ועד הפעם הבאה

שיהיה סופ"ש נעים

 

שירלי

איך בכלל עובדים על מצגת בצורה נכונה ואפקטיבית?

אני רוצה לשתף אתכם בתהליך העבודה שלי על מצגת. תהליך שהוכיח את עצמו מבחינת התוצאות ולוחות הזמנים. רובנו מתחילים לעבוד על המצגת בתוך ה-Power Point: פותחים מצגת חדשה (אולי תבנית קיימת) ומתחילים למלא את הבולטים בנושאים עליהם נרצה לדבר. השלב הבא, יהיה סידור הנושאים בסדר שנראה לנו מתאים. לא עוד!!! לאRead More