Search

אין דבר כזה מצגת אינפורמטיבית, בארור?!!!

סליחה, אני מתקנת: כל מצגת מתחילה כמצגת אינפורמטיבית אבל לאף אחת אסור להישאר כזו.

למה הכוונה?

בכל מצגת אנחנו מעבירים מידע ותומכים בו באמצעות סיפורים, תמונות, מספרים… אבל המצגת לא יכולה להסתכם בהעברה של מידע בלבד. הקהל שלנו צריך להבין למה הוא צריך לדעת את המידע הזה ומה הוא אמור לעשות איתו. אם הוא לא מבין את שני הדברים הללו, הוא יוצא מהחדר ולא מצליח לזכור כלום, כי הרי מי מסוגל לזכור כ"כ הרבה פריטים של מידע???

עכשיו אתם בטח חושבים לעצמכם: "רגע, המצגת שיש לי להציג בסוף השנה היא אינפורמטיבית לחלוטין – אני אמורה לסכם מה עשינו במחלקת הדרכה השנה, מה לא אינפורמטיבי כאן?"

אז נכון, המצגת הזו תכיל הרבה מידע: היא תציג את כל ההדרכות שעברו העובדים השנה, תציג גרפים שיצביעו על שביעות הרצון ואילו הדרכות היו אפקטיביות יותר עבור העובדים אבל היא עדיין נשארת ברמת "אוסף של מידע". הסיבה: אני בעצמי לא הבנתי למה אני צריכה להציג את המידע הזה. עצם העובדה שהתבקשתי להציג סיכום שנה היא לא סיבה מספיק טובה… יש סיבה לכך שמישהו ביקש ממני להציג זאת. ומה הסיבה? הוא (ההנהלה במקרה זה) רוצה לקבל החלטות, לנצל הזדמנויות. הוא חייב להבין איך קבלתי החלטות, איך פעלתי בעקבות זה, מה היו התוצאות והכל כדי לקבל החלטות לגבי המחלקה שלי ולגבי.

אז מה אני אמורה לעשות? מה הדרך הנכונה לגשת למצגת?

  1. אני צריכה לשאול את עצמי "בשביל מה הם צריכים לדעת את המידע הזה?"
    במקרה זה, התשובה שלי תהיה: " הם צריכים לקבל החלטות ובשביל זה צריכים להבין אם הדברים עובדים טוב אצלי במחלקה. זה אומר, שאני רוצה להבהיר להם שאני, כמנהלת מחלקת ההדרכה עובדת נכון: יש לי אסטרטגיה ברורה. אני לא סתם בוחרת הדרכות, הן מבוססות על עקרונות מנחים שאני קבעתי בתחילת השנה."
  1. נניח שהעקרון המנחה שלי הוא שיתוף פעולה טוב יותר בשני ערוצים: בין העובדים ובין העובדים לספקים.
    אני עוברת על כל ההדרכות ומחלקת אותן לשתי הקבוצות הללו.
  1. אני מוחקת את שם המצגת: במקום "סיכום מחלקת הדרכה 2019", אני כותבת: "איך למדנו לייצר תרבות של שיתוף פעולה?" ושמה תמונה יפה שמעבירה מסר זהה.
  2. אני פותחת את המצגת באג'נדה שלי, ואומרת משהו כמו: "בשנת 2019 הצבנו לעצמנו מטרה לייצר תרבות חדשה של שיתוף פעולה שתתבטא בשני ערוצים…."
  3. אני סוגרת את המצגת באותה אג'נדה.

תסכימו איתי, שעכשיו זו כבר לא רק מצגת אינפורמטיבית! היא כל כולה מפוקסת תובנה ברורה אחת: ב 2019 היה יעד ברור והוא התווה את כל הפעולות שעשינו.

אני, כחברת הנהלה שיוצרת מהחדר לא עמוסה בפרטי מידע, אלא חושבת לעצמי: "יופי של עבודה היא עשתה כאן! היתה לה אסטרטגיה ברורה של שיתוף פעולה בשני ערוצים וכל פעילות שבוצעה קדמה את האג'נדה הזו צעד נוסף. פשוט מעולה."

כמובן שאני מעריכה את מנהלת המחלקה, אתן לה יותר אחריות ואולי גם איזה בונוס נחמד בסוף השנה..



מרצה ומעבירה סדנאות בנושא פרזנטציות. אני עובדת עם חברות, ארגונים ויזמים שמבינים את החשיבות של פרזנטציה טובה באימוץ הרעיון/המוצר שלהם.


תגובות